Faktury elektroniczne w świetle aktualnych przepisów

0
179

E-faktura została zdefiniowana w polskim prawie stosunkowo niedawno, bo dopiero w 2014 roku. Niemniej jednak, przed jej znormalizowaniem występowała w obrocie gospodarczym i przedsiębiorcy chętnie się nią posługiwali. Obecnie dostrzegając korzyści z jej stosowania, właściciele firm całkowicie rezygnują z klasycznej faktury na rzecz elektronicznej, w swoich przedsiębiorstwach.

Co może być fakturą elektroniczną?

Jeżeli informacje podane na dokumencie są zapisane są w formacie cyfrowym to taki dokument nazywamy fakturą elektroniczną albo inaczej e-fakturą. Dodatkowo format musi dać możliwość jej automatycznego przetwarzania i wymiany między stronami transakcji. Oznacza to, że aby dokument był uznany za e-fakturę muszą być spełnione obydwa powyższe warunki. Wykorzystując program do fakturowania do wystawienia faktury, niekoniecznie możemy emitować faktury elektroniczne. Po ich wydrukowaniu i przekazaniu na papierze, posługujemy się już fakturami klasycznymi. Natomiast utworzenie faktury w wersji papierowej, późniejszą zamianę danych analogowych na cyfrowe, na przykład przy pomocy skanera i przesłanie ich drogą mailową jest już uznane za e-fakturę. Podsumowując faktura elektroniczna musi być przedstawiona cyfrowo i otrzymana w formacie elektronicznym.

Aby cyfrowy zbiór informacji w ogóle był uznany przez organy państwowe za fakturę, powinien zawierać następujące elementy:

  • datę wystawienia
  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
  • dane podatnika wraz z NIP
  • dane nabywcy towarów lub usług wraz z NIP
  • datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi
  • rodzaj towaru lub usługi
  • jednostkę miary i ilość towarów lub zakres usług
  • cenę jednostkową netto
  • kwoty wszelkich rabatów
  • wartość sprzedaży netto
  • stawkę podatku
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  • kwotę należności ogółem.

Czy konieczna jest zgodna na fakturę elektroniczną?

Dyspozycja przepisów prawa wskazuje na konieczność posiadania zgody odbiorcy na elektroniczne dokumentowanie transakcji. Treść tego obowiązku została wyrażona w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT. Jednak nie jest określony sposób uzyskania tej zgody. W związku z tym rodzaj akceptacji został pozostawiony stronom transakcji do uzgodnienia i przyjmuje się różne jej warianty. Najczęściej spotykana jest ustna umowa sprzedawcy i nabywcy, później postać mailowa, a najrzadziej występująca to forma papierowa. W dowolnym momencie istnieje możliwość rezygnacji z elektronicznej wymiany dokumentów. Wystarczy w tym celu powiadomić wystawcę o cofnięciu zgody.

Jak zapewnić integralność, autentyczność i czytelność?

Faktury elektroniczne podporządkowane są takim samym regułom wyszczególnionym w przepisach prawa, co standardowe faktury. Zatem warunkiem ich przesyłania w formie elektronicznej jest zachowanie czytelności, autentyczności pochodzenia i integralności treści. Zgodnie z ustawą o VAT to przedsiębiorca ma obowiązek spełnić powyższe warunki. Oznacza to, że żadna z wykonywanych czynności w procesie cyfrowej wymiany informacji, nie może zmienić danych zawartych na fakturze. Jej format elektroniczny ma być nieedytowalny, by uniemożliwić ingerencję w treść, a jednocześnie zapewnić możliwość jej odczytania, przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei pojęcie autentyczności pochodzenia oznacza potwierdzenie tożsamości dostawcy, usługodawcy albo wystawcy faktury. Zapewnienie e-fakturze tych cech, przedsiębiorca może spełnić na przykład poprzez wykorzystanie dostosowanego oprogramowania do wystawiania faktur, które posiada system zabezpieczeń, respektowany przez organy skarbowe. Do wspomnianych mechanizmów zabezpieczających można zaliczyć także:

  • dedykowane konto z loginem i hasłem dostępu do faktur
  • zdefiniowany adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury
  • zabezpieczenia przed edycją danych z pliku
  • szyfrowanie danych

Praktyka pokazała, że znaczna część przedsiębiorców zauważyła wygodę w stosowaniu faktur elektronicznych. A dobra wiadomość jest taka, że stale rośnie świadomość korzyści i zalet u tych jeszcze nie przekonanych. Trzeba jednak przyznać, że cyfrowe fakturowanie przenosi biznes w nowy wymiar ekonomii, gdzie jest wyznacznikiem innowacyjności i odpowiedzialności w zarządzaniu firmom. Przejście na e-faktury to także wyraz dbałości o potrzeby klientów, zwłaszcza tych korzystających z elektronicznych usług.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here