rynekinformacji.pl

0
132
rynekinformacji.pl

Fakturowanie on-line niesie ze sobą wiele korzyści. Dlaczego warto zacząć stosować faktury przez internet?

Papierowe faktury powoli odchodzą w przeszłość. Zamiast nich coraz częściej stosowane są faktury elektroniczne, które spotykane są przede wszystkim jako faktury on-line, czyli dostępne całkowicie przez internet.

Czym są faktury elektroniczne, a czym faktury on-line? Jakie są główne korzyści wynikające z ich wdrożenia? Jak można zacząć je wystawiać? Jak przekazywać je odbiorcom i jak je przechowywać?

Faktura elektroniczna – co to jest?

Pod pojęciem faktury elektronicznej znajduje się dokument w formacie elektronicznym posiadający cechy faktury. Może być to faktura VAT, duplikat czy korekta faktury tego typu.

Pod względem swojej wartości faktura elektroniczna nie różni się niczym od zwykłej faktury papierowej i może być ona podstawą do rozliczania podatku. Dla wystawców oraz dla odbiorców ma ona jednak szereg korzyści, które powodują, że jest dzisiaj wybierana coraz chętniej.

Przepisy dotyczące e-faktur zawiera znowelizowana Ustawa o VAT, która bazuje na odpowiednich dyrektywach unijnych.

Faktura on-line – faktura elektroniczna w internecie

Z kolei pod pojęciem faktury on-line kryje się faktura elektroniczna, która wykorzystuje technologię internetową.

Nie każda e-faktura jest fakturą on-line. Dokument ten może być wystawiony na komputerze, który nie posiada dostępu do internetu, a następnie może być przechowywany na jego dysku twardym oraz przekazywany z użyciem pamięci przenośnych takich jak pendrive.

Zatem faktury on-line to takie faktury elektroniczne, które wykorzystują dostęp do internetu.

Mogą być wystawione w programach on-line w „chmurze”, które nie wymagają instalacji na dysku twardym komputera. Mogą być także przechowywane w „chmurze” oraz przesyłane przez internet z użyciem wiadomości e-mail albo specjalnych systemów jak EDI (ang. Electronic Data Interchange) – są to systemy do elektronicznej wymiany danych, na przykład z wykorzystaniem systemu EDI firmy Edison.

Główne zalety faktur on-line:

  • Duża oszczędność czasu związana z fakturowaniem – przygotowaniem faktur, ich wysyłką, przechowywaniem i innymi czynnościami,
  • Mniejsze koszty związane obsługą faktur elektronicznych – duża korzyść zarówno dla mniejszych, jak i dla dużych przedsiębiorstw,
  • Ochrona środowiska – redukcja zużycia papieru i innych materiałów eksploatacyjnych,
  • Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów – lepsza ochrona przed jej zagubieniem, zniszczeniem czy przejęciem przez nieuprawnione osoby,
  • Terminowa dostawa do odbiorców – dzięki wykorzystaniu wysyłki on-line przez e-mail albo odpowiednie systemy informatyczne,
  • Mniejsze ryzyko błędów – stosowanie odpowiedniego oprogramowania do fakturowania on-line zmniejsza niebezpieczeństwo błędów przy wystawianiu faktur.

W jaki sposób można wystawić fakturę on-line?

Faktury on-line przygotowywane są z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania dostępnego w „chmurze”, czyli przechowywanego na zewnętrznych serwerach.

Użytkownik otrzymuje dostęp do oprogramowania po zalogowaniu się na swoje konto użytkownika. Może zrobić to z dowolnego komputera, nie tylko tego firmowego, z dowolnego miejsca na świecie.

W fakturze elektronicznej wystawionej on-line muszą znaleźć się te same dane, jak w fakturze papierowej. Nie trzeba jednak sygnować jej podpisem elektronicznym. Aby zwiększyć jej wiarygodność, można zastosować specjalne systemy walidacji wykorzystujące wspomniane już systemy elektronicznej wymiany danych – EDI.

Jak przechowywać faktury on-line?

Prawidłowo przechowywane faktury on-line muszą być skategoryzowane, a także zabezpieczone przed ingerencją innych osób oraz przed ich utratą. Również muszą być one natychmiast dostępne w razie kontroli przez organy podatkowe lub kontroli skarbowej.

Faktury on-line przechowuje się w „chmurze”. Zewnętrzny serwer stanowiący „chmurę” nadaje dokumentom elektronicznym odpowiednią ochronę. Nawet jeśli dojdzie do usterki komputera w firmie, nie traci ona ważnych dla niej dokumentów – może uzyskać do nich ponowny dostęp przez zalogowanie się na konto w „chmurze”.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here