Teczki na akta osobowe – co zawierają i ile czasu się je archiwizuje?

0
101

Dokumenty dotyczące pracowników firmy powinny być prowadzone i archiwizowane należycie, zgodnie z obowiązującym prawem. Nie panuje tutaj zupełna dowolność – teczki na akta osobowe powinny być prowadzone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. Z zapisów rozporządzenia korzystają przede wszystkim biura rachunkowe oraz pracownicy kadr, a odpowiednią archiwizację dokumentów ułatwiają odpowiednie teczki na akta osobowe. Oto, jak powinny być prowadzone oraz przechowywane.

Trzy rodzaje teczek akt osobowych

Zgodnie z prawem dokumentacja pracownicza powinna składać się z trzech oddzielnych części, składanych w trzech osobnych teczkach na akta. Opisane są kolejno trzema pierwszymi literami alfabetu: A, B i C. Część A dotyczy dokumentów rekrutacyjnych, takich jak CV oraz list motywacyjny, świadectwa, certyfikaty oraz dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje kandydata, wewnętrzne ankiety, kwestionariusze i testy. Teczka na akta osobowe kompletowana jest na etapie rekrutacji i przyjmowania kandydata do pracy.

Teczka z aktami B to plik który kompletowany jest w trakcie całego okresu pracy danego pracownika w firmie. Archiwizowane są tutaj wszystkie dokumenty, które dotyczą przebiegu zatrudnienia, między innymi umowa oraz aneksy, ukończone szkolenia oraz certyfikaty, realizowane z ramienia firmy, lecz także pełna dokumentacja lekarska (zwolnienia chorobowe itd.). Dokumenty te są ważne dla pracownika, jak i dla pracodawcy, gdyż stanowią podstawę do rozmów i ubiegania się o wiele kwestii związanych z zatrudnieniem.

Ostatnia teczka na akta osobowe, o symbolu C, zbiera wszystkie dokumenty związane z ustaniem świadczenia pracy, a więc oświadczenia o rozwiązaniu umowy lub wypowiedzeniu, kopie świadectwa pracy itp. Z uwagi na swój charakter, ta teczka akt osobowych ma z reguły najmniejszą zawartość.

Archiwizowanie dokumentów – ile należy trzymać teczki na akta osobowe w firmie?

To, jak długo należy przechowywać teczki z aktami również jasno opisuje ww. rozporządzenie. Dokumenty muszą być przechowywane w takich warunkach, aby trwale nie były one zagrożone szkodzeniem lub zniszczeniem. Najkrócej, bo do 3 lat należy przechowywać teczki na akta osobowe z kopią wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestrach.

Do 5 lat przechowujemy teczki akt osobowych, które zawierają dokumentację pomocniczą i operacyjno-obliczeniową, na podstawie której sporządza się listę płac, lecz nie będącą dowodem księgowym. Najdłużej, bo aż 50 lat, archiwizuje się teczki na akta osobowe płatników składek na ubezpieczenia społeczne i dokumenty dotyczące wymiaru emerytury lub renty.

Nachodząca cyfryzacja ma w bieżącym roku umożliwić zmiany prawne, które ograniczą czas archiwizacji teczek na akta osobowe z 50 do 10 lat – będzie to duża korzyść dla przedsiębiorców, głównie wynikająca z oszczędności finansowych oraz zyskanego miejsca.

Źródło: Introligatornia Kataga.pl – teczki na akta i artykuły dla kancelarii

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here