Archiwizacja cyfrowa – dlaczego nie należy się jej bać?

0
58

Ludzkość generuje codziennie nieprzeliczone ilości informacji. Większość powstaje w formie cyfrowej, ale nadal ogromną część stanowią archiwa papierowych dokumentów, tych powstałych w latach minionych i tych tworzonych współcześnie.

Ludzie są przyzwyczajeni do namacalnej dokumentacji. Każdy, komu choć raz zepsuł się dysk twardy, sądzi, że komputerowe bazy danych to rzecz ulotna, natomiast jego segregatory, teczki i szuflady przetrwają wszystko. Taki pogląd może wynikać z niezrozumienia sposobu, w jaki funkcjonuje elektroniczne archiwum dokumentów.

Trzy powody, dlaczego elektroniczne archiwum oznacza bezpieczeństwo

Rozprawmy się zatem z tymi błędnymi przekonaniami, wyjaśniając, jak działają takie usługi. Po pierwsze: digitalizacja (czyli skanowanie do komputera) dokumentów papierowych nie oznacza ich niszczenia. Jedynie wykonanie wirtualnej kopii. To zaś znaczy, że zamiast jednej kopii fizycznej danej umowy, faktury, protokołu czy decyzji mamy dwie: fizyczną i cyfrową. A dwie kopie to zawsze większe bezpieczeństwo niż jedna.

Po drugie: dyski twarde, owszem, psują się, ale elektroniczne archiwum dokumentów nigdy nie jest trzymane na tylko jednym dysku twardym. Firmy zajmujące się obsługą takich archiwów posiadają tysiące dysków twardych, a każdy dokument przechowywany jest zawsze na więcej niż jednym z nich. Często dyski te znajdują się fizycznie w innych miejscach kraju. Dzięki temu w sytuacji wypadku losowego, pożaru, zalania czy awarii sieci energetycznej nigdy nie tracimy swoich dokumentów – zawsze bezpieczne trwają w swoich kopiach na pozostałych dyskach archiwum. Ilu przedsiębiorców lub ile urzędów, może pochwalić się tym, że mają fizyczne kopie swoich archiwów rozmieszczone w kilku różnych miejscach? Niestety, bardzo mała liczba.

Po trzecie: elektroniczne archiwum dokumentów to najczęściej usługa połączona również z przechowywaniem fizycznych kopii. Co to oznacza dla ich właściciela? Dwie rzeczy. Nie musi już posiadać specjalnych pomieszczeń, szaf, regałów na swoje dokumenty. Jest to oszczędność miejsca, które zajmowały, pieniędzy, które kosztowały, i czasu, bo zamiast przeszukiwać i kartkować segregatory i teczki wystarczy skorzystać z aplikacji dostawcy usługi elektronicznego archiwum. Kilka kliknięć i dokument jest już na komputerze. To też kolejny sposób zabezpieczenia, ponieważ archiwa kopii papierowych znajdują się w jeszcze innych placówkach niż dyski z ich skanami. To oznacza, że kopia tego dokumentu znajduje się w co najmniej trzech różnych miejscach w Polsce. A ryzyko, że jakiś wypadek losowy, mogący zagrozić archiwum, będzie miał miejsce w trzech częściach kraju jednocześnie, jest znikome.

Wygoda korzystania – wisienka na torcie argumentów

Pomijając jednak kwestie bezpieczeństwa dokumentacji, które są przecież najważniejsze, ale nie myślimy o nich każdego dnia, korzystanie z elektronicznych archiwów dokumentów to wygoda i szybkość w codziennym zastosowaniu. Dzięki nim mamy natychmiastowy i łatwy dostęp do wszystkich naszych dokumentów. Możemy wyszukiwać je i przeglądać nie tylko w siedzibie firmy, ale z każdego potrzebnego miejsca na świecie.

Dlatego nie należy się takiego archiwum bać i warto rozważyć skorzystanie z tego typu usługi. Nie tylko nie jest ona ryzykowna, jak niektórzy mogliby sądzić, ale zwiększa wielokrotnie bezpieczeństwo dokumentów i przyspiesza funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa dzięki szybkości dostępu do cyfrowych kopii.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here