Sklepy (zwłaszcza w obrocie internetowym) i usługodawcy wystawiają często dokumenty określane jako „faktury proforma” lub „faktury pro forma”. Nie wszyscy klienci, a nawet nie wszyscy sprzedawcy, zdają sobie sprawę ze zobowiązań, jakie się z nimi wiążą. Czy wystawiona faktura proforma zobowiązuje nas do zakupu towaru, czy zobowiązuje nas do zapłaty za niego? Jakie jeszcze zobowiązania prawne mogą wiązać się z tymi dokumentami?
Faktura i faktura proforma. Podobieństwa i różnice
Często mylimy ze sobą faktury VAT, rachunki i faktury proforma. Faktury proforma i faktury sprzedażowe mają nie tylko podobną nazwę, ale także łudząco podobną treść. Określenie, czy faktury proforma wywołują konsekwencje prawne w postaci konieczności zapłaty za zakupione towary i usługi wymaga porównania ich statusu prawnego ze statusem prawnym faktur w sensie właściwym, zwłaszcza faktur VAT.
W świetle prawa są to całkowicie odrębne dokumenty, wywołujące różne skutki prawne. Definicję prawną faktury zawiera „Ustawa o podatku od towarów i usług” (art. 2 pkt 31). Faktura jest dokumentem księgowym, niosącym za sobą zobowiązania podatkowe. Faktura sprzedażowa stanowi także zobowiązanie do zapłaty. Wiążący termin zapłaty nie jest przy tym określony na fakturze, ale w umowie (np. umowie kupna-sprzedaży).
Faktury proforma jest natomiast rodzajem oferty sprzedażowej lub oferty świadczenia usługi. Ma charakter informacji handlowej, może być przy tym traktowana jako zapowiedź właściwej faktury (najczęściej faktury VAT). Dokumenty takie wystawia się przeważnie w celu uzyskania zaliczek i przedpłat. Nie wywołują takich samych skutków prawnych jak faktury, nie znaczy to jednak, że można traktować je jako dokumenty pozbawione jakiejkolwiek mocy prawnej. W świetle prawa faktura proforma jest ofertą handlową, co rodzi określone konsekwencje.
Mylenie faktur proforma z fakturami sprzedaży wiąże się także z faktem, że na obu rodzajach dokumentów znaleźć muszą się identyczne dane. Stanowi to problem tak dla osób wystawiających faktury, jak i dla ich klientów, uznających często faktury proforma za dokumenty zobowiązujące do zapłaty. Wystawianie (lub odczytywanie) faktur proforma nie jest więc łatwiejsze, niż faktur sprzedażowych. Pomocą dla osób wystawiających faktury proforma, które nie są pewne, jakie dane na niej umieścić, może być program do faktur. Zapewni on pełną zgodność faktury proforma z fakturą sprzedażową. Jednocześnie wyeliminujemy w ten sposób ryzyko, że wystawiona przez nas faktura proforma będzie mogła zostać uznana za dokument księgowy, z wszystkimi związanymi z tym konsekwencjami prawnymi.
Faktura proforma nie wywołuje skutków prawnych
W świetle prawa polskiego faktury proforma nie stanowią dokumentów księgowych.Wystawienie tego dokumentu nie powoduje obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, a co z tym się wiąże, również skutków w zakresie podatku VAT oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.
Przez wiele lat orzecznictwo dotyczące faktur pro forma było niejasne. Wątpliwości nie dotyczyły jednak tego, czy faktury proforma zobowiązują do zapłaty za usługi i towary, ale tego, czy wiążą się z nimi zobowiązania podatkowe. W świetle aktualnego orzecznictwa faktury proforma nie mają ani jednego, ani drugiego skutku.
Faktury proforma nie są więc dokumentami, na podstawie których powstaje prawny obowiązek zapłaty. Wystawiający faktury proforma nie mogą też na ich podstawie dochodzić żadnych innych roszczeń i żądań. Celem umieszczonych na fakturach proforma dat i kwot jest wyłącznie przypomnienie ich odbiorcom o terminie zapłaty. Nieopłacenie faktury proforma przez zamawiającego nie niesie za sobą żadnych skutków prawnych.
W niektórych przypadkach faktura proforma wiąże się jednak z koniecznością zapłaty. Dzieje się tak w sytuacji, gdy dołączona jest do wezwania do zapłaty za należności nieuregulowane wcześniej. Tego rodzaju faktury proforma wystawia się po wskazanym w treści dokumentu terminie zapłaty.
Warto pamiętać także, że w przypadku transakcji dokonywanych między przedsiębiorcami faktury proforma bywają traktowane jako zobowiązania nieoficjalne. Nieopłacenie faktury proforma nie powoduje żadnych skutków prawnych, odbija się jednak negatywnie na współpracy między stronami transakcji.
Dodaj komentarz