Skuteczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa to gwarancja jego rozwoju i efektywności. Jest ono uzależnione od szeregu czynników, a jednym z ważniejszych jest sprawny obieg dokumentów. Zobaczmy, dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg faktur.
Co to jest elektroniczny obieg faktur?
Zacznijmy jednak od wyjaśnienia, czym jest elektroniczny obieg faktur. To proces, który wymaga specjalnego oprogramowania. Po jego wdrożeniu wszystkie dokumenty firmowe, w tym również faktury, są skanowane i wprowadzane do bazy. Nadawany jest im unikalny kod kreskowy, który pozwala łatwiej odnaleźć dokument. Dokument jest również przyporządkowywany do osób, które mają mieć do niego dostęp.
Usprawnienie procesów
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala usprawnić proces zarządzania firmą. Dzięki możliwości ustawienia workflow, w którym określone są kolejne punkty, które musi przejść dany dokument, nie ma wątpliwości, co i kto powinien zatwierdzić. To przyspiesza obieg dokumentów i rozwiewa wszelkie wątpliwości, czy faktura ma być najpierw zatwierdzona przez dział sprzedaży, czy może bezpośrednio zostać przesłana do księgowości.
Równoczesny dostęp z różnych miejsc
W firmach, w których nadal działa tradycyjny obieg dokumentów, faktury krążą od działu do działu. Danymi, które są na nich zawarte, interesuje się bowiem zarówno dział sprzedaży, jak i planowania, zamówień, by w końcu trafiły do działu księgowości. Czasem osoby z kilku działów mogą potrzebować zerknąć do tego dokumentu jednocześnie i wtedy trwa gorączkowe poszukiwanie u kogo aktualnie znajduje się ten dokument i wzajemne przerzucanie się argumentami, kto potrzebuje go w danej chwili bardziej.
W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów problem z równoczesnym dostępem do dokumentu znika. W każdej chwili można mieć do niego dostęp, nawet wtedy, gdy w tym samym czasie dostęp do niego jest potrzebny również innym osobom.
Ograniczenia dostępu
Ważnym elementem elektronicznego obiegu dokumentów jest jasne przypisanie uprawnień. Już na etapie wprowadzania faktury do systemu można wybrać osoby lub działy, które mogą przeglądać dokument. Osoba bez takich uprawnień nie będzie mogła zajrzeć do dokumentu, jeśli nie ma on związku ze stanowiskiem, na którym pracuje. Taka funkcjonalność pozwala zachować poufność danych, co jest dużo łatwiejsze niż w sytuacji, gdy dokumenty papierowe krążą po firmie i położone na biurku mogą pojawić się w zasięgu wzroku osoby nieupoważnionej.
Porządek w dokumentacji
W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych, im dłuższa ścieżka obiegu dokumentów, tym bardziej prawdopodobne jest, że faktury gdzieś się zawieruszą. To generuje niepotrzebną stratę czasu na ich poszukiwanie oraz może być źródłem nieporozumień w firmie. W elektronicznym obiegu dokumentów problem ten nie występuje. Każdy dokument ma swoją wersję elektroniczną, do której można się dostać w dowolnym momencie, wpisując odpowiednie parametry w wyszukiwarkę i problem z poszukiwaniem osoby, która aktualnie ma dokument, zostaje zniwelowany.
Dodaj komentarz