Jakie są podstawowe błędy podczas tworzenia ewidencji czasu pracy?

0
60

Rzeczą oczywistą jest to, że ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w każdej firmie. Największe wyzwanie stanowi w przypadku większych przedsiębiorstw i firm z wieloma oddziałami. Menagerowie oddelegowani do tego zadania mają nie lada wyzwanie stworzyć optymalny harmonogram pracy dla tak obszernej grupy osób. Właściwe wykonywanie tej czynności pozwala na prawidłowe obliczanie wynagrodzeń oraz dodatkowych świadczeń, wynikających z tytułu pracy. Jakich zatem błędów wystrzegać się, by grafik został wykonany poprawnie?

Ewidencja czasu pracy – co powinno być w niej odnotowane?

Jak sama nazwa wskazuje ewidencja czasu pracy powinna uwzględniać czas pracy, czyli ilość przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, ilość dyżurów nocnych, dni wolne od pracy oraz godziny nadliczbowe. W grafiku znaleźć się muszą także dyżury z konkretną godziną rozpoczęcia, zakończenia i miejsca jego pełnienia. Kolejne co powinno zostać odnotowane to urlopy, zwolnienia lekarskie oraz wszelkie inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W dokumentacji powiązanej z ewidencjonowaniem czasu pracy obecne muszą być wnioski pracownika, dokumenty związane z udzieleniem dnia wolnego, stosowaniem systemu zadaniowego czy wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych oraz różnego rodzaju zgody pracownika, które odnoszą się do wyjątkowych sytuacji.

Podstawowe błędy grafików pracy

Bardzo często spotykanym błędem jest równoważenie list obecności z kartami ewidencji czasu pracy. Listy obecności w większych korporacjach nie są wymagane, ponieważ ich czas pracy zwykle jest często zastępowany automatycznymi terminalami, czytnikami czy elektronicznymi listami obecności. Prowadzenie ewidencji jest obowiązkowe. To właśnie jej kontroli będzie chciała się podjąć Państwowa Inspekcja Pracy. Postępowanie niezgodnie z tymi wytycznymi osłabia wizerunek firmy, która działa przeciw zasadom uwzględnionym w Kodeksie Pracy. Trzeba pamiętać, że w dokumentacji dotyczącej ewidencji muszą znajdować się wszystkie dokumenty, zgody i wnioski, które zostały dostarczone przez pracownika, ponieważ obowiązkiem jest ich wspólne przechowywanie.

Dużym błędem jest brak wydawania i oznaczania dni wolnych, które należą się zgodnie z Kodeksem za pracę w sobotę, niedzielę lub w święto. Wynika to z tego, że tydzień pracy składa się z pięciu dniu. Przy oznaczaniu dni wolnych na harmonogramie trzeba pamiętać o konieczności ich właściwego oznaczenia. Brak wolnych dni wpływa na przepracowanie pracowników, co sprawia, że w takich firmach rotacja pracowników jest dość często spotykana. By cieszyć się zgranym zespołem i nie tracić przy tym kosztów rotacji warto o tym pamiętać.

Powszechnie występującym błędem jest niedokładne ewidencjonowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wynika to z tego, że zmiany te zostały wprowadzone na początku 2019 roku. Karta ewidencji została wyraźnie rozszerzona. Wprowadzone dokładne godziny pozwalają sprawdzić, czy w danej firmie są przestrzegane prawa pracownicze. Nie mają obowiązku wpisywania tych danych osoby, które wykonują prace w ściśle określonych godzinach. Pracodawcy mają problem z rozróżnieniem doby pracowniczej od kalendarzowej. Doba kalendarzowa trwa od godziny 0.00 do 23.59, natomiast pracownicza to 24 kolejne godziny od rozpoczęcia świadczenia pracy. W ewidencji konieczne jest stosowanie dób pracowniczych.

Jak widać managerowie dużych firm mają trudne zadanie, gdyż muszą uwzględniać ogrom aspektów przy harmonogramie czasu pracy dla sporej liczby pracowników. By obowiązek ten nie zabierał zbyt wielu godzin warto skorzystać z pomocy Grafika Optymalnego, dzięki któremu robienie grafików dla firmy z wieloma oddziałami będzie niezwykle błyskawiczne. Optymalizacja kosztów pracy i zadowolenie pracowników gwarantowane.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here