Skuteczne i zautomatyzowane zarządzanie firmową dokumentacją w praktyce

0
66

Optymalizacja obiegu dokumentów w firmie skutecznie wspiera działalność operacyjną oraz podnosi wydajność jej funkcjonowania. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzanie nim za pomocą wysokiej klasy, nowoczesnego systemu obiegu dokumentów przyspiesza i ułatwia podejmowanie trafnych decyzji, poprawia komunikację, pozwala podnieść jakość oferowanych usług i produktów oraz systematycznie umacniać przewagę konkurencyjną na rynku. Pierwsze sukcesy na polu cyfryzacji procesów biznesowych pozwalają ponadto firmie wejść na ścieżkę szeroko zakrojonej cyfrowej transformacji oraz lepiej dostosować jej działalność do realiów współczesnego świata.

Obieg dokumentów w tradycyjnym wydaniu i jego mankamenty

Na sprawność i wydajność funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa wpływa szereg czynników. Jednym z nich jest sposób zarządzania oraz realizowania przepływu informacji oraz dokumentacji wewnątrz organizacji. Sprawna organizacja ich obiegu pozytywnie wpływa bowiem na niemal każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z kolei wadliwy, nieefektywny oraz realizowany w oparciu o błędne założenia czy nieaktualne procedury obieg sprawia, że procesy generują mniejszą wartość, wyższe koszty oraz wiele innych, istotnych problemów – w efekcie zamiast wspierać pracę firmy, hamują ją i utrudniają, powodując dalsze pogłębianie się problemów oraz stopniowo narastający chaos.

Na problemy związane z wadliwym obiegiem dokumentów narażone są w szczególności firmy korzystające z tradycyjnego modelu obiegu dokumentów w postaci papierowej. Przechowywana oraz udostępniana w analogowej formie dokumentacja generuje wysokie koszty (związane m. in. z zakupem materiałów papierniczych, utrzymaniem archiwum, etatów pracowników odpowiadających za jego funkcjonowanie i infrastruktury do drukowania itp.), zarządzanie nią jest czasochłonne oraz obarczone dużym ryzykiem błędów – dokumenty papierowe są szczególnie narażone na zniszczenie, zagubienie lub pominięcie. Problemy wynikają także z nienależytej ochrony poufnych i wrażliwych danych, które w prosty sposób mogą dostać się w niepowołane ręce.

Sprawny obieg dokumentów firmowych w nowoczesnym wydaniu

Wszystkie te problemy można jednak w bardzo prosty sposób wyeliminować – ich rozwiązaniem jest bowiem wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, jak np. elektroniczny obieg dokumentów. Digitalizacja firmowej dokumentacji oraz jej tworzenie, przechowywanie i udostępnianie z poziomu dedykowanego systemu obiegu dokumentów pozwala zapewnić dokumentacji należytą ochronę przed utratą oraz wyciekiem, wyeliminować zbędne wydatki, skutecznie zoptymalizować i monitorować jej przepływ oraz udostępniać dokumenty jedynie tym użytkownikom systemu, którzy posiadają nadane odgórnie uprawnienia. Nie bez znaczenia pozostaje także łatwość i szybkość poruszania się po cyfrowych zasobach oraz umożliwienie skutecznej pracy zdalnej osobom realizującym zadania z domowego biura.

Elektroniczny obieg dokumentów docenią także firmy dbające o środowisko naturalne i promujące swój proekologiczny wizerunek. Zmniejszenie wydatków na zakup materiałów papierniczych, ograniczenie zużycia papieru oraz systematyczne pozbywanie się z biurek pracowników stosów papierów pozwala na skuteczne wcielenie w życie idei tzw. biura bez papieru (z ang. paperless office), przynosi korzyści finansowe oraz wprowadza do firmy porządek i lepszą organizację pracy, co przyczynia się także to wzrostu jej efektywności. Łatwość poruszania się zarówno po bieżących, jak i archiwalnych zasobach dokumentacji dostępnych na serwerze lub w chmurze pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na wyszukanie dokumentów oraz skierować uwagę pracowników ku czynnościom z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa istotniejszym niż monotonne przeglądanie zawartości teczek i segregatorów.

System obiegu dokumentów – jakie funkcje oferują najlepsze dostępne na rynku platformy?

Praktycznej realizacji założeń elektronicznego obiegu dokumentów służy oprogramowanie klasy DMS (z ang. Document Management System). System obiegu dokumentów, znany także pod nazwą systemu zarządzania dokumentami jest profesjonalnym oprogramowaniem dedykowanym firmom i organizacjom, za pomocą którego możliwe jest przechowywanie, porządkowanie oraz udostępnianie uprawnionym pracownikom zdigitalizowanych zasobów firmowej dokumentacji. Z poziomu systemu DMS możliwe jest również optymalizowanie oraz monitorowanie przepływu dokumentów oraz bezpieczna i wygodna ich archiwizacja. Aby czerpać maksimum korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów, należy posiadać nie tylko pomysł i plan na wprowadzenie modernizacji, ale także zadbać o wybór odpowiedniego oprogramowania.

Do najlepszych, aktualnie dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu, systemów oferujących funkcjonalność z zakresu DMS oraz komplementarnie i synergicznie z nim związanej automatyzacji procesów biznesowych należą platformy low-code. Ich funkcjonowanie opiera się o innowacyjne mechanizmy i technologie takie, jak m. in. silnik workflow, no-to-low-code application development, uczenie maszynowe (ML), sztuczna inteligencja (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) oraz wiele innych innowacyjnych i przydatnych w biznesie rozwiązań, których obecność doceni każda firma krocząca ścieżką cyfrowej transformacji lub po prostu dbająca o wydajność i konkurencyjność. Platformy niskokodowe pozwalają na szybkie i ekonomiczne budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania, a najlepsze z nich, dzięki autorskim technologiom, umożliwiają dodatkowo sprawne i szybkie wprowadzanie potrzebnych zmian i modyfikacji z natychmiastowym skutkiem.

Partnerem artykułu jest WEBCON oferujący elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie: https://webcon.com/pl/system/zarzadzanie-dokumentami/.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here