Śledzenie GPS w telefonach służbowych – kiedy jest to dopuszczalne

Niejednokrotnie zezwalają na używanie telefonów służbowych do celów prywatnych. Co dzieje się w sytuacji, gdy taki telefon umożliwia śledzenie jego lokalizacji? Sprawdź, jak takie rozwiązanie należy ocenić w świetle przepisów prawa.

Nie tylko monitoring wizualny

Pracodawca jako organizator procesu pracy oraz strona stosunku pracy ponosząca ryzyko prowadzonej działalności ma prawo kontrolować fakt wywiązywania się przez pracowników ze swoich obowiązków. Kodeks pracy daje podstawy prawne do wprowadzenia zarówno monitoringu wizyjnego, zwanego często wideo-nadzorem, przy pomocy kamer przemysłowych. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna prawnie forma kontroli pracowników. Kodeks pracy dopuszcza bowiem wyraźnie kontrolę służbowej poczty elektronicznej jak również „inne formy monitoringu”. Zastosowany w przypadku o którym mowa w pytaniu monitoring służbowych telefonów komórkowych wpisuje się właśnie w pojęcie nieuregulowanych bezpośrednio form monitoringu pracowniczego.

Możliwe, że pracodawca będzie chciał umożliwić pracownikom korzystanie z telefonów służbowych poza godzinami pracy – w czasie wolnym od pracy do celów prywatnych. Jednocześnie wykorzystywane w procesach pracy telefony mają być wyposażane w program antywirusowy z funkcjami dodatkowymi umożliwiającymi zdalne usunięcie w danych zawartych w telefonie na wypadek jego utraty niezależnie od okoliczności jak również możliwość śledzenia położenia telefonu. Stosowanie tych funkcjonalności nie budzi wątpliwości w przypadku korzystania z nich w godzinach pracy. Sprawa komplikuje się jednak w zakresie możliwości ich stosowania po godzinach pracy.

Monitorowanie położenia telefonu – tylko w przypadku jego zgubienia

Oceniając możliwość stosowania wspomnianej funkcjonalności po godzinach pracy, w tym w dniach wolnych od pracy można uznać, iż działanie polegające na usunięciu danych z telefonu, w szczególności danych w których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę jest jak najbardziej dopuszczalne, niezależnie od tego czy ma miejsce w godzinach pracy czy po godzinach – przykładowo w sytuacji zagubienia telefonu. Możliwość lokalizowania telefonu po godzinach pracy powinna być jednak ograniczona do minimum – tylko do przypadków w których pracownik zgłosi fakt utraty telefonu. W żadnym innym razie pracodawca nie powinien monitorować miejsca położenia telefonu – niezależnie od tego czy pracownik korzysta z tygodniowego odpoczynku od pracy, urlopu wypoczynkowego czy z każdej innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Należy przyjąć, że powyższe zasady powinny być uregulowane w źródłach prawa zakładowego, z których jednoznacznie będzie wynikało, że stosowanie funkcjonalności w postaci usunięcia danych z telefonu, w tym możliwość jego lokalizowania w czasie wolnym od pracy będzie dopuszczalne tylko w sytuacji gdy pracownik poinformuje o fakcie utraty telefonu.

Trudno uznać za zasadne lokalizowanie położenia pracownika w innej sytuacji niż zgłoszenie jego utraty niezależnie od tego czy ma ona związek z zagubieniem czy kradzieżą.